স্টুডেন্ট ফি কালেকশন সফটওয়্যার: বকেয়া, আংশিক পেমেন্ট আর রিমাইন্ডার এক জায়গায়
কোন শিক্ষার্থী কোন মাসের ফি দিয়েছে, কার আংশিক জমা হয়েছে আর কার বকেয়া রয়ে গেছে, সব হিসাব সিস্টেমেই থাকে। শেষ তারিখের আগে বকেয়া ফি-র রিমাইন্ডার SMS নিজে থেকেই চলে যায়, আর প্রতিটা জমার পেমেন্ট স্লিপ এক ক্লিকে তৈরি হয়। ফি চাইতে গিয়ে বারবার অস্বস্তিতে পড়তে হয় না।
- বকেয়া ফি-র হিসাব
- আংশিক পেমেন্ট
- পেমেন্ট স্লিপ
- রিমাইন্ডার SMS
- কুপন ও ডিসকাউন্ট
ফি আদায়ের কাজটাই সবচেয়ে বেশি সময় আর মনোযোগ খায়
বেশিরভাগ কোচিং সেন্টারে মাসিক ফি-র হিসাব থাকে খাতায় বা একটা এক্সেল ফাইলে। কেউ পুরো মাসের ফি দেয়, কেউ অর্ধেক দিয়ে বাকিটা পরে দেবে বলে, কেউ দুই মাস একসাথে দেয়। প্রতিটা জমা হাতে লিখে রাখতে হয়, রসিদ লিখে দিতে হয়, আর মাস শেষে বসে মেলাতে হয় কার কতটুকু বাকি।
সবচেয়ে অস্বস্তির কাজ বকেয়া ফি চাওয়া। কাকে ফোন করতে হবে, সেটা খুঁজে বের করতেই সময় যায়, তারপর একই কথা বারবার বলতে হয়। শিক্ষার্থীর সামনে ফি-র কথা তুলতে শিক্ষকেরাও স্বস্তি পান না। আর একবার হিসাবে ভুল হলে যে ফি দিয়েছে তাকেই আবার মনে করিয়ে দেওয়া হয়, যা প্রতিষ্ঠানের জন্য বিব্রতকর।
শিক্ষার্থী আর ব্যাচ যত বাড়ে, এই হিসাব তত জটিল হয়। ভর্তি ফি, মাসিক ফি, পরীক্ষার ফি, আলাদা ডিসকাউন্ট সব মিলিয়ে কোন মাসে কত আদায় হলো আর কত বাকি রইল, সেটা সময়মতো জানা যায় না। ফলে প্রতিষ্ঠানের ক্যাশ ফ্লো নিয়ে অনিশ্চয়তা থেকেই যায়।
- খাতায় বা এক্সেলে প্রতিটা জমা হাতে লেখা
- আংশিক আর আগাম পেমেন্টের হিসাব মেলানো
- বকেয়া ফি-র জন্য একে একে ফোন করা
- প্রতিটা জমার জন্য হাতে রসিদ লেখা
Biddaan-এ ফি আদায় চলে নিয়ম মেনে, নিজে থেকেই
বকেয়া আর আংশিক পেমেন্টের নিখুঁত হিসাব
এক লেনদেনে কয়েক মাসের ফি নেওয়া যায়, শেষ মাসে আংশিক জমাও। প্রতিটা মাস পরিশোধিত, আংশিক বা বকেয়া রঙে আলাদা দেখায়। আগের মাস বাকি রেখে পরের মাসে আংশিক জমা সিস্টেম নিজেই আটকে দেয়।
বকেয়া ফি-র অটোমেটিক রিমাইন্ডার SMS
পেমেন্টের শেষ তারিখের আগে বকেয়া ফি-র রিমাইন্ডার SMS নির্ধারিত সময়ে শিক্ষার্থী বা অভিভাবকের মোবাইলে নিজে থেকেই যায়, ফি জমা হলে নিশ্চিতকরণ SMS-ও। প্রতিটা ধরনের SMS-এর টেমপ্লেট নিজের মতো লিখে নেওয়া যায়।
প্রতিটা জমার পেমেন্ট স্লিপ
যেকোনো ফি জমার রেকর্ড থেকে পেমেন্ট স্লিপ ডাউনলোড বা সরাসরি প্রিন্ট করা যায়। শিক্ষার্থীও নিজের পোর্টালের পেমেন্ট হিস্ট্রি থেকে রসিদ নামিয়ে নিতে পারে।
অনলাইন গেটওয়ে আর ম্যানুয়াল পেমেন্ট
SSLCommerz, bKash Merchant আর ShurjoPay, এক বা একাধিক গেটওয়ে একসাথে চালু রাখা যায়, শিক্ষার্থী নিজের সুবিধামতো বেছে নেয়। bKash, Nagad, Rocket, Upay, ক্যাশ বা ব্যাংক ট্রান্সফারে নেওয়া ফি-ও ম্যানুয়াল পেমেন্ট হিসেবে রেকর্ড করা যায়।
কুপন ও ডিসকাউন্ট ম্যানেজমেন্ট
নতুন ব্যাচ চালুর সময় বা উৎসবে ভর্তি বাড়াতে কুপন তৈরি করুন, শতাংশ হিসেবে বা নির্দিষ্ট অঙ্কের ছাড়, সাথে মেয়াদের শেষ তারিখ। একটা কুপন কতজন শিক্ষার্থী ব্যবহার করতে পারবে, অ্যাডমিন সেটিং থেকে সেই সীমাও ঠিক করে দেওয়া যায়। বকেয়া আদায়ের সময় আলাদা করে ডিসকাউন্টও দেওয়া যায়।
অফলাইন ভর্তি আর ভর্তি ফি
অফিসে সরাসরি এসে ভর্তি হওয়া শিক্ষার্থীর প্রোফাইল, যোগাযোগের তথ্য আর কোর্স সিস্টেমে এন্ট্রি করুন। ভর্তি ফি, মাসিক ফি আর পরীক্ষার ফি-র মতো অতিরিক্ত ফি একই হিসাবে জমা হয়।
আগে আর এখন
এই ফিচারটি যেভাবে কাজ করে
কোর্স আর ফি ঠিক করুন
প্রতিটা কোর্সের ভর্তি ফি আর মাসিক ফি দিন। ভর্তি ফি ঐচ্ছিক, প্রয়োজনে পরীক্ষার ফি বা উপকরণের মতো অতিরিক্ত ফি যোগ করুন।
শিক্ষার্থী ভর্তি করুন
শিক্ষার্থী পোর্টাল থেকে অনলাইনে পেমেন্ট করে ভর্তি হতে পারে, আবার অফিসে এসে ভর্তি হওয়া শিক্ষার্থীকে আপনি নিজে এন্ট্রি করতে পারেন। ম্যানুয়ালি ভর্তি করা শিক্ষার্থী পরে অনলাইনে পেমেন্ট শেষ করতে পারে।
ফি আদায় করুন, স্লিপ দিন
অনলাইন গেটওয়ে বা ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে ফি নিন, পুরো বা আংশিক। জমা হলেই নিশ্চিতকরণ SMS যায়, আর পেমেন্ট স্লিপ প্রিন্ট বা ডাউনলোড করা যায়।
বকেয়া ছেড়ে দিন সিস্টেমের ওপর
শেষ তারিখের আগে বকেয়া ফি-র রিমাইন্ডার SMS নিজে থেকেই যায়। পেমেন্ট ওভারভিউ আর আর্থিক রিপোর্টে দেখুন কোন কোর্সে কত আদায় হলো।
প্রশ্নোত্তর
শিক্ষার্থী কি মাসিক ফি আংশিক জমা দিতে পারে?
হ্যাঁ। একসাথে কয়েক মাসের ফি নেওয়া যায়, আর বাছাই করা শেষ মাসে আংশিক জমা নেওয়া যায়। প্রতিটা মাস পরিশোধিত, আংশিক বা বকেয়া রঙে আলাদা দেখায়, আর আগের মাস বাকি থাকলে পরের মাসে আংশিক জমা সিস্টেম নেয় না।
কোন কোন মাধ্যমে ফি নেওয়া যায়?
অনলাইনে SSLCommerz, bKash Merchant আর ShurjoPay গেটওয়ে চালু করা যায়, একাধিক গেটওয়ে চালু থাকলে শিক্ষার্থী নিজে বেছে নেয়। এর বাইরে bKash, Nagad, Rocket, Upay, ক্যাশ বা ব্যাংক ট্রান্সফারে নেওয়া ফি অ্যাডমিন ম্যানুয়াল পেমেন্ট হিসেবে রেকর্ড করতে পারেন।
বকেয়া ফি-র রিমাইন্ডার কীভাবে যায়?
পেমেন্টের শেষ তারিখের আগে নির্ধারিত সময়ে বকেয়া ফি-র রিমাইন্ডার SMS শিক্ষার্থী বা অভিভাবকের মোবাইলে নিজে থেকেই যায়, আর প্রতিটা ধরনের SMS-এর টেমপ্লেট বদলে নেওয়া যায়। প্রতিদিন AI দিয়ে বকেয়া থাকা শিক্ষার্থীদের জন্য রিমাইন্ডার মেসেজের খসড়াও তৈরি হয়। চাইলে বকেয়া থাকা অভিভাবকদের আলাদা করে বাল্ক SMS-ও পাঠাতে পারেন।
ভর্তির অফার বা ডিসকাউন্ট দেওয়া যায়?
হ্যাঁ। শতাংশ হিসেবে বা নির্দিষ্ট অঙ্কের ছাড়ের কুপন তৈরি করা যায়, সাথে মেয়াদ শেষের তারিখ। অ্যাডমিন সেটিং থেকে একটা কুপন কতজন শিক্ষার্থী ব্যবহার করতে পারবে, সেটাও সীমা দিয়ে রাখা যায়। নতুন ব্যাচ বা উৎসবের প্রচারে এগুলো কাজে লাগে। বকেয়া আদায়ের সময় আলাদা করে ডিসকাউন্টও দেওয়া যায়, যা পেমেন্টের হিসাবে দেখা যায়।
অফিসে এসে ভর্তি হওয়া শিক্ষার্থীর ফি কীভাবে রাখব?
শিক্ষার্থীর প্রোফাইল, যোগাযোগের তথ্য আর কোর্স সিস্টেমে এন্ট্রি করে ম্যানুয়ালি ভর্তি করুন, তারপর ভর্তি ফি আর মাসিক ফি জমা নিন। পেমেন্ট স্লিপ সরাসরি প্রিন্ট করা যায়। ড্যাশবোর্ডে অনলাইন আর ম্যানুয়াল ভর্তি আলাদা করে দেখা যায়।
২৪ ঘণ্টার মধ্যে আমাদের টিম যোগাযোগ করবে।